The Party 10

6, 7 en 8 April 2012 is het weer tijd voor ons jaarlijkse feestje in het Beursgebouw Eindhoven. Met plaats voor 1100 deelnemers is het het grootste evenement in zijn soort in de Benelux en met al 9 succesvolle voorgaande edities is het ook een van de langst opererende organisaties binnen de scene. Toch hebben we dit jaar besloten het eens over een hele andere boeg te gooien, de nadruk ligt veel meer op de competities die we aanbieden in combinatie met een blok live entertainment op de zaterdag avond om het evenement meer sfeer te geven. Daarnaast hebben we dit jaar voor een nieuwe zaalindeling gekozen die het aantal open lege ruimtes moet minimaliseren. Deze en alle andere aanpassingen die we gedaan hebben moeten er voor zorgen dat het evenement weer meer een feest wordt en een gezelligere uitstraling krijgt (probeer een grote lege hal als het Beursgebouw maar eens gezellig aan te kleden..)

Live act voor zaterdag avond

Toch wordt het organiseren van een evenement als dit door de jaren heen enerzijds makkelijker te organiseren omdat je de standaard dingen uit de draaiboeken van de voorgaande jaren kan halen, daar staan alleen een minstens net zo groot aantal nieuwe problemen tegenover die juist weer extra veel tijd kosten. Vooral op gebied van wet en regelgeving zijn er in de afgelopen tijd voor ons veel zaken veranderd die vooral zo hun effect hebben op de kosten van de organisatie.  Zo gaan we bijvoorbeeld om problemen te voorkomen en de belevenis voor de bezoekers te verbeteren het begeleiden van de verkeersstromen tijdens de opening uitbesteden aan een daarin gespecialiseerde partij, voor ons geeft dit rust omdat we zeker weten dat het goed geregeld is, en voor de bezoekers geeft het zekerheid en veiligheid. Hetzelfde geld voor de beveiligers / EHBO’ers die we in de nachtdiensten hebben rondlopen, we zitten immers in het centrum van een grote stad, met daarbij de verharding van de maatschappij de afgelopen jaren is het risico op problemen ook groter geworden. Alhoewel we tot op heden nooit noemenswaardige problemen gehad hebben op dit gebied willen we daar wel goed voorbereid op zijn.

BGE Leeg

Van een lege zaal naar een volledig draaiend event in +- 48 uur

Al dit soort zaken zijn verre van goedkoop, maar moeten bijdragen aan de haalbaarheid van de organisatie van een evenement als dit voornamelijk gebaseerd op vrijwilligers (ik word niet voor mijn inzet betaald bijvoorbeeld). De rust en zekerheid zijn voor ons gedurende de jaren dus belangrijker geworden. De voordelen hiervan zijn twee-ledig, we kunnen onze bezoekers een veiligere omgeving aanbieden, en wij hebben weer meer tijd om ons te richten op de echte kerntaken behorende bij het organiseren van een evenement als dit.

Al met al is het organiseren van een evenement als dit in de loop der jaren erg veranderd, maar de inhoud van de werkzaamheden is denk ik mooi mee gegroeid met de ontwikkeling van de organisatie leden :). Over een paar weken gaan we weer van start, waarna we even kort bij kunnen komen om vervolgens weer door te gaan voor de volgende CampZone en Barcraft.