Tagarchief: The Party

The Party 14

Ieder jaar met Pasen maken we het Beursgebouw in Eindhoven weer onveilig met een drie daags gaming event. Dit jaar zijn we toe aan onze 14e editie en ik denk dat we op een mooie historie terug kunnen kijken.

Wanneer we terug kijken naar de eerste edities kunnen we in ieder geval vaststellen dat we zeker op het gebied van veiligheid wel eens wat steekjes hebben laten vallen. Maar als ik dan nu hier ons veiligheidsplan zie, keurig met alle benodigde stempels van de instanties zoals de brandweer ben ik toch ook echt wel meer dan trots op hoe ver we als vrijwilligers organisatie zijn gekomen in de afgelopen 16 jaar (14 jaar The Party, 16 jaar CampZone).

The Party was dit jaar bijna 2 maanden voor de start van het evenement volledig uitverkocht. Dat geeft voor ons natuurlijk een stuk zekerheid tijdens de organisatie, maar het is ook wel een erg mooie uiting van het vertrouwen van onze bezoekers. Als het aan mij ligt gaan we hier dan ook zeker nog een aantal jaren mee door :).

Ook op technisch vlak zijn we een heel eind gekomen, in eerste instantie met eigen apparatuur waarbij we zelfs de 10Mbit verbindingen niet geschuwd hebben kunnen we stellen dat we een aantal grote stappen hebben kunnen zetten. Inmiddels draait het evenement op een 40Gbit netwerk waarbij de bezoekers allemaal een Gbit verbinding hebben. Ons internet nemen we af via onze eigen glasvezelverbinding naar het dichtstbijzijnde datacenter. Daarbij maken we gebruik van een tweetal providers en meer dan een beetje techniek om de ruim 1,3 Gbit aan internet zo eerlijk mogelijk te verdelen over de 1150 bezoekers die we hier hebben. Daarbij is de opkomst van streaming video een aanzienlijke uitdaging geweest, maar tot op heden hebben we alles goed onder controle.

Wil je live mee kijken met onze netwerk statistieken? Neem dan hier even een kijkje!

The Party is voor ons ook altijd een mooie gelegenheid om in gesprek te gaan met alle partners waar we mee samenwerken, en dat is dit jaar natuurlijk niet anders. Wel heeft het een extra lading, we hebben een groot aantal mooie plannen die al even op de plank liggen, en het lijkt er op dat we dit jaar eindelijk aan de slag kunnen met een paar mooie nieuwe projecten :).

Wil je live mee kijken met het evenement? Kijk dan hier!

 

 

The Party 11 – Het zit er weer op

Het is inmiddels maandag tweede paasdag, ik zit weer thuis en alle spullen zijn weer uitgezocht en opgebouwd en zelfs de kat is alweer opgehaald. Er is ook weer een last van de schouders van de organisatie gevallen. Alhoewel het natuurlijk leuk is om een evenement als The Party te organiseren zit er wel ook een hoop tijd in, zeker in de laatste weken is het een zeer tijdrovende klus om na te gaan of alles goed voorbereid is en we er helemaal klaar voor zijn. We hebben nu na 11 jaar wel aardig wat ervaring opgedaan, maar toch blijven er altijd een paar kleine zaken die we structureel vergeten, en dus last minute moeten regelen.

Nu het evenement er weer op zit, de zaal leeg is en alles weer is afgerond rest ons nog de administratie op orde te brengen en de sponsoren te voorzien van de nodige foto’s en filmpjes, het bedanken van alle crewleden die dit mogelijk maken en het evalueren van alle onderdelen van het evenement. Wanneer dat er op zit hebben we eigenlijk geen echte rust, we kunnen immers meteen door met het verder organiseren van CampZone en onze andere evenementen :).

Deze The Party was in ieder geval weer een groot succes, we hebben het goed naar ons zin gehad en hebben eigenlijk geen noemenswaardige incidenten gehad. Dit jaar hebben we ook weer een paar nieuwe crewleden kunnen verwelkomen, iets wat natuurlijk ook altijd leuk is.

Voor een hoop mooie foto’s van The Party kan ik je doorverwijzen naar onze Facebook pagina. Hier onder in ieder geval alvast de foto’s die ik met mijn telefoon heb gemaakt.

The Party 11 – Opbouw

Dit jaar is het tijd voor de elfde editie van The Party, na een half jaar vol voorbereidingen konden we woensdag eindelijk beginnen met het opbouwen van het evenement. De laatste jaren doen we het opbouwwerk met minder mensen en dat blijkt positief te zijn voor de snelheid waarmee we het evenement neerzetten, dit jaar hebben we met 4 man alle tafels in een middag en een avond op kunnen bouwen (met een klein beetje uitloop naar de volgende dag). Ook het infrateam en eigenlijk alle andere crewleden weten inmiddels hoe alles werkt, het opbouwen blijft natuurlijk veel werk maar gaat nog steeds iedere keer weer sneller.

We gaan dus in een periode van twee en een halve dag van een helemaal lege hal naar een volle zaal met gamende lanpartybezoekers. Alhoewel het niet al te lastig klinkt om een paar tafels neer zetten, een netwerkje te regelen en wat mensen uit te nodigen komen er vooral een hoop details om de hoek waar je vooraf niet al te veel rekening mee houd als je dit voor het eerst zou doen. Een greep uit de grote hoge hoed:

Wist je dat je rookzuilen buiten schoon en leeg moet houden, en dat je een zooi krijg als je dat vergeet..

Slaapvakken uittekenen, op je knieën over de vloer om lijnen te maken met tape, duurt altijd langer dan je zou denken.

Voor onze sponsoren leek het ons erg leuk om streams en timelapses te regelen, je moet dan niet vergeten die stream ook te monitoren zodat het niet je kijkers zijn die je moeten melden dat deze het niet meer doet.

Luchtankers bestaan niet, een grote dosis creativiteit is noodzakelijk om waar te maken wat je initieel getekend hebt in je floorplans.

Stress is inbegrepen in de laatste opbouwdag, hoe goed de dagen er voor ook gaan.

En dan toch, wanneer het event weer begint, de hal warmer wordt en mensen daadwerkelijk binnenstromen voor een weekend waar ze lang naar uitgekeken hebben is het het allemaal weer waard. Dit jaar heb ik als leuke toevoeging op mijn werkzaamheden het begeleiden van het mediateam. Alhoewel ik het zelf niet al te veel voor doe is het wel leuk om een beetje richting te kunnen geven aan het team dat er voor gaat zorgen dat we nog lang beelden hebben om in de toekomst terug te kunnen kijken op dit event J.

Nieuwe Duh-Events Webshop

Gisteren is na lang testen en vooral erg veel ontwerpwerk van Lieneke (Studio Vlot) de nieuwe Duh Events Webshop live gegaan, de oude was een gedrocht wat vooral in beheer en gebruik een drama was. Alhoewel de oude shop nog steeds een vooruitgang was ten opzichte van het alternatief in termen van tijd die we nodig hadden om alle betalingen te verwerken.

Al voor CampZone 2012 zijn we rond gaan kijken wat we nou precies wilden en daar is uiteindelijk een shop op basis van Magento uit gekomen. Niet alleen is dit platform veel groter en beter ontwikkeld dan het alternatief, het is daarnaast ook nog eens een stuk flexibeler inzetbaar en heeft eigenlijk vrijwel direct alle onderdelen die we nodig hebben standaard beschikbaar. Zou zagen wij ons dit jaar helaas genooodzaakt om een toeslag door te voeren op Paypal betalingen (om verdere verhogingen van de prijs te voorkomen), onze oude shop kon dit niet, maar in de nieuwe was dit met een kleine plugin zo gedaan.

Dus, gisteren is de shop live gegaan, en op een paar kleine dingetjes na werkt alles eigenlijk vrijwel direct zoals voorzien.

Duh-Shop screenshot

Dan rest mij verder niets dan jullie allemaal te vragen nog even een kaartje te kopen voor The Party 😉

 

 

The Party 10

Ik val in de herhaling met de titels van mijn posts, maar dat maakt niet uit, de boodschap is duidelijk :). Het is inmiddels dinsdag middag, ik voel me nog alsof ik door een vrachtwagen ben overreden, maar het feest zit er weer op, en ik denk dat we terug kunnen kijken op een meer dan geslaagde editie. Natuurlijk waren er wat punten die voor verbetering vatbaar zijn, maar daar moeten we voor het volgende jaar weer aan gaan werken. Ik denk wel dat we er dit jaar in ieder geval in geslaagd zijn om te voorkomen dat The Party zou gaan verzanden in een evenement dat ieder jaar exact hetzelfde is en gaat vervelen.

Foto van Luc Marc Dijkstra

De opening op vrijdag avond en het feest met SquarElectric op zaterdag avond zullen de meeste bezoekers nog wel enige tijd bijblijven denk ik, en dit zijn ook de momenten waar ik denk ik het meest trots op ben dit jaar, het is ons gelukt om dit jaar het evenement anders neer te zetten dan de voorgaande jaren en dat is een mooie start voor de komende tien jaar, waarbij het een nog groter spectacel moet worden waarbij we onze bezoekers een steeds weer beetje beter evenement kunnen aanbieden.

Dus, dan rest mij verder niets dan iedereen te bedanken die aan dit weekend heeft meegewerkt, en hopelijk tot volgend jaar 🙂

The Party 10

6, 7 en 8 April 2012 is het weer tijd voor ons jaarlijkse feestje in het Beursgebouw Eindhoven. Met plaats voor 1100 deelnemers is het het grootste evenement in zijn soort in de Benelux en met al 9 succesvolle voorgaande edities is het ook een van de langst opererende organisaties binnen de scene. Toch hebben we dit jaar besloten het eens over een hele andere boeg te gooien, de nadruk ligt veel meer op de competities die we aanbieden in combinatie met een blok live entertainment op de zaterdag avond om het evenement meer sfeer te geven. Daarnaast hebben we dit jaar voor een nieuwe zaalindeling gekozen die het aantal open lege ruimtes moet minimaliseren. Deze en alle andere aanpassingen die we gedaan hebben moeten er voor zorgen dat het evenement weer meer een feest wordt en een gezelligere uitstraling krijgt (probeer een grote lege hal als het Beursgebouw maar eens gezellig aan te kleden..)

Live act voor zaterdag avond

Toch wordt het organiseren van een evenement als dit door de jaren heen enerzijds makkelijker te organiseren omdat je de standaard dingen uit de draaiboeken van de voorgaande jaren kan halen, daar staan alleen een minstens net zo groot aantal nieuwe problemen tegenover die juist weer extra veel tijd kosten. Vooral op gebied van wet en regelgeving zijn er in de afgelopen tijd voor ons veel zaken veranderd die vooral zo hun effect hebben op de kosten van de organisatie.  Zo gaan we bijvoorbeeld om problemen te voorkomen en de belevenis voor de bezoekers te verbeteren het begeleiden van de verkeersstromen tijdens de opening uitbesteden aan een daarin gespecialiseerde partij, voor ons geeft dit rust omdat we zeker weten dat het goed geregeld is, en voor de bezoekers geeft het zekerheid en veiligheid. Hetzelfde geld voor de beveiligers / EHBO’ers die we in de nachtdiensten hebben rondlopen, we zitten immers in het centrum van een grote stad, met daarbij de verharding van de maatschappij de afgelopen jaren is het risico op problemen ook groter geworden. Alhoewel we tot op heden nooit noemenswaardige problemen gehad hebben op dit gebied willen we daar wel goed voorbereid op zijn.

BGE Leeg

Van een lege zaal naar een volledig draaiend event in +- 48 uur

Al dit soort zaken zijn verre van goedkoop, maar moeten bijdragen aan de haalbaarheid van de organisatie van een evenement als dit voornamelijk gebaseerd op vrijwilligers (ik word niet voor mijn inzet betaald bijvoorbeeld). De rust en zekerheid zijn voor ons gedurende de jaren dus belangrijker geworden. De voordelen hiervan zijn twee-ledig, we kunnen onze bezoekers een veiligere omgeving aanbieden, en wij hebben weer meer tijd om ons te richten op de echte kerntaken behorende bij het organiseren van een evenement als dit.

Al met al is het organiseren van een evenement als dit in de loop der jaren erg veranderd, maar de inhoud van de werkzaamheden is denk ik mooi mee gegroeid met de ontwikkeling van de organisatie leden :). Over een paar weken gaan we weer van start, waarna we even kort bij kunnen komen om vervolgens weer door te gaan voor de volgende CampZone en Barcraft.

The Party 9

Het is nu woensdag 27 april en het werk zit er weer op, of eigenlijk was dat maandag 25 april rond 12.30 uur al toen ik samen met Lieneke als laatste het Beursgebouw Eindhoven verliet. Gisteren heb ik niet veel meer gedaan dan weer een beetje bijkomen, waarna vandaag het gewone werk weer is begonnen. Alhoewel er natuurlijk ook op deze editie van The Party wat aan te merken was denk ik dat we op een zeer geslaagde editie terug kunnen kijken. Het was wat warm en het internet heeft in het begin wat kuren vertoont, maar toch denk ik dat de bezoekers het goed naar hun zin gehad hebben, zowel op The Party als op de terrasjes in het centrum van Eindhoven.

Voor mij is dit weer het begin van een rustigere periode, we zijn met Duh-Events eind vorig jaar een totaal nieuwe weg ingeslagen waarbij we vooral ons websysteem grondig onder handen hebben genomen. Dit gaat uiteindelijk zeeen met tijd besparen, maar dit jaar is als transitiejaar natuurlijk dubbel zo zwaar. Maar de zware aanloop heeft in ieder geval een extra goed gevoel na de goede afloop opgeleverd, we hebben met zijn allen weer een nieuwe test doorstaan en zijn er klaar voor om nu de puntjes op de i te gaan zetten.

Maar nu eerst een beetje rust dus, tijd om even hard aan de studie te gaan en op mijn gemakje verder te sleutelen aan het nieuwe websysteem dat we zijn gaan gebruiken. Ik weet in ieder geval wel dat ik voor The Party 10 (6,7 and 8 April 2012, Beursgebouw Eindhoven) weer mooi de nachtdiensten pak, die zijn goed bevallen dit jaar :).

Tot slot nog een sfeerimpressie van The Party 9 (Foto’s gemaakt door Lieneke):

Appartement zo goed als gekocht

Het is alweer een tijdje stil hier, dit komt vooral door de drukte op het werk en The Party dat inmiddels ook hard dichterbij aan het komen is. Daarnaast zitten alle weekenden goed vol met leuke dingen en vullen we de overige avonden op met sporten afgewisseld met avondjes lekker niets doen :).

Tussen alle drukte door loopt ook het kopen van het appartement nog gewoon door, het meeste werk is inmiddels gedaan en na wat problemen met de initiele taxatie en de hypotheek aanpassing die daar het gevolg van was is mijn werk wat dat betreft eigenlijk wel klaar. Als de hypotheek papieren op tijd binnen zijn bij de notaris kan er 1 april ’s avonds getekend worden bij de notaris :). Joost zit ondertussen overigens gewoon veilig in het zuiden van Japan, ver genoeg van de nucleaire pruttelpot ten noorden van Tokyo.

Nu we dus eigenlijk zo goed als zeker weten dat de koop helemaal rond is zijn we ons ook wat meer aan het richten op het werk dat nog komen gaat, de badkamer gaan we volledig verbouwen, het toilet wordt verbouwd, de vloer op de slaapkamer wordt vervangen door iets waar we niet allergisch voor zijn en er komt een grote kast in de hal. Voor dit alles zijn we dus ondertussen de nodige winkels af aan het gaan en zo hebben we dus inmiddels zo goed als alles uitgezocht voor de badkamer, waaronder de onderstaande tegels en spiegel.

Ik zal jullie natuurlijk hier op de hoogte houden van de voortgang van de verbouwing wanneer het zo ver is :).

Verder zal ik de komende tijd ook proberen hier weer eens wat vaker neer te zetten..

DreamHack Summer 2010

Komend weekend is het tijd voor de zomer editie van de grootste lanparty ter wereld.. Met ruim 12.000 bezoekers op het vorige evenement (winter 2009) is DreamHack ruim tien keer zo groot als het evenement dat we zelf in het Beursgebouw Eindhoven houden The Party). Naast de lan hebben ze talloze nevenactiviteiten die het geheel eigenlijk meer een festival dan een lan zoals wij die hier kennen.

Kleine hindernis is wel dat Dreamhack in Jönköping Zweden is.. Gelukkig organiseren we dit jaar voor de tweede keer met DUH-Events (het bedrijf achter onder andere The Party en CampZone een reis naar deze grootste lan ter wereld. Aankomende vrijdag vertrekken we met de bus naar Zweden om daar Zaterdag in de loop van de dag aan te komen.. Dinsdag keren we dan weer huiswaarts om dan woensdag ergens weer thuis aan te komen. Mede dankzij de sponsoring van Intel kost een kaartje voor deze busreis maar 100 euro (inclusief ticket voor het evenement..). Deze keer zitten we al vol, maar als het goed is gaan we later dit jaar ook weer naar de winter editie toe, dus als je mee zou willen moet je Pack4Dreamhack.nl even in de gaten blijven houden (je vind hier ook de nodige verslagen van de vorige reis enzovoorts)..

Alhoewel ik zelf helemaal niet zo’n gamer ben zal ik zelf wel de nodige spelletjes spelen komend weekend.. Echter, voor mij speelt de techniek en de logistiek achter zo’n evenement een veel grotere rol in mijn keuze om daar heen te gaan. Als een van de organisatoren van The Party heb ik inmiddels ruim 10 jaar (7x The Party, 6x eigen kleiner evenement) kunnen oefenen in het organiseren van dit soort evenementen, maar een soortgelijk evenement van deze omvang is natuurlijk wel weer heel wat anders..

Alleen de netwerk-infrastructuur al is bizar, er zijn maar weinig plaatsen waar je een dergelijk groot netwerk vind dat op deze wijze belast wordt.. Natuurlijk zijn er bedrijven waar ze netwerken hebben met meer dan 12.000 clients op 1 locatie, maar daar wordt op een andere manier gebruik van gemaakt dan wanneer deze 12.000 clients ook nog eens extreme hoeveelheden dataverkeer genereren..

Gezien er voor het evenement 20 Gbit aan internet beschikbaar is moet het geen probleem zijn om vanaf daar de nodige blog items te kunnen schrijven om een beeld te geven van hoe het daar aan toe gaat.. Verwacht dus vanaf morgen (hopelijk) dagelijkse updates over het hoe en wat op een evenement als Dreamhack.