De (on)mogelijkheden van social networks (2)

Dit is het tweede deel van de drie delen die ik zal schrijven over de (on)mogelijkheden van social networks. Waar ik in het vorige deel vooral in ging op de gevaren voor bedrijven wanneer hun medewerkers al dan niet bewust informatie delen met de rest van de wereld zal ik in dit deel meer in gaan op de gevolgen voor de productiviteit van de medewerkers. De meningen op dit gebied lopen nogal uiteen en ook hier gaat weer op dat het geen vaste regel is die gevolgd kan worden. Ieder bedrijf is anders en iedere medewerker gaat anders om met de door hem of haar verworven rechten en de bijbehorende plichten. Alhoewel dit toch een onderdeel is van de (on)mogelijkheden van social networks ga ik eerst vooral op het niet zakelijk gebruik van het internet in gezien de twee zaken in deze context onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.

Meer dan bij het vorige onderwerp zit er op het gebied van de gevolgen voor de productiviteit verschil tussen de diverse sociale media, het zal zich laten raden dat een spel als Farmville een grotere impact zal hebben dan een fototje op Twitter. Toch is het niet zo eenvoudig te bepalen wat je wel en niet aan de medewerkers beschikbaar wil stellen. Een groot deel van de gevolgen van het wel of niet vrijgeven van dit soort websites komt niet eens in het daadwerkelijk beschikbaar maken van de websites, maar in de beleving die dit oplevert voor de medewerker in kwestie. Beleving is in deze het toverwoord.

Lees verder…


Voordat je een besluit kan nemen of je medewerkers wel of niet op social networking websites mogen komen zal er eerst gekeken moeten worden of je ze sowieso wel toegang tot internet wil geven. Waar iemand op de ICT afdeling zeer waarschijnlijk nuttige toepassingen heeft voor het gebruik van het internet zou je je af kunnen vragen of dat voor de mensen op het callcenter wel zo nuttig zou zijn. In het verleden speelde hier hele andere belangen mee, een internet verbinding realiseren voor 500 gelijktijdige gebruikers was verre van een goedkope zaak, alleen met de huidige veranderingen op de internetmarkt en het steeds breder beschikbaar komen van (goedkope) glasvezel verbindingen beginnen die kosten een steeds kleinere rol te spelen.

In de vorige alinea haalde ik aan of het wel “nut” had om een afdeling internet te geven, ik durf wel te zeggen dat er maar heel weinig afdelingen zijn die 100% open toegang tot het internet ECHT nodig zouden hebben, dat het het werk in veel gevallen aangenamer maakt staat niet ter discussie. Maar moet je deze afweging wel echt op basis van het echte “nut” van de internettoegang baseren? Deze discussie staat verder los van het gebruik van social networks en is een onderwerp op zichzelf, maar gezien dit toch een voorwaarde is voor het kunnen gebruiken van deze websites ga ik hier wel uitgebreid op in.

Scenario deel 1:
Je hebt als manager besloten dat na de vele aanvragen van je medewerkers, vol met beargumentatie over waarom ze het echt nodig hadden voor hun werk, besloten om het internet open te laten zetten voor je afdeling. Ze hebben immers het afgelopen jaar alle targets gehaald en ze werken allemaal goed en georganiseerd aan de nieuwe bedrijfs templates en standaardbrieven. De ICT afdeling sputterde nog wat tegen, maar net de dag voor je vakantie is het dan gelukt om het te regelen, na het weekend kan je team gebruik maken van het internet op hun bedrijfspc’s.

Wanneer je vervolgens 3 weken later goed uitgerust op de afdeling komt is het eerste dat je doet lijkbleek wegtrekken, iedereen heeft allemaal foto’s van hun vakanties en vrienden aan hun werkplekken gehangen, en zo goed als de hele afdeling staat gierend van het lachen om een van je teamleden heen terwijl zij een filmpje van haar vakantie op Hyves zit te kijken.

De eerste reactie in het bovenstaande scenario mag natuurlijk duidelijk zijn, dat kan nooit goed zijn voor het bedrijf, alle tijd die ze besteed hebben aan het uitzoeken, printen bespreken en ophangen van die foto’s had ook aan hun werk besteeds kunnen zijn, en dan hebben we het nog niet eens over de kosten van die 4 toners die ze door de kleurenprinter gejaagd moeten hebben.. En waarom staan ze nu allemaal bij elkaar en zijn ze niet aan het werk? hebben ze wel enig idee wat dat kost?

Scenario deel 2:
De moed zakt je in de schoenen om de eerste dag toch niet meteen te laten verpesten loop je even naar een bevriende collega op een andere afdeling om te vragen of er nog bijzonderheden zijn voorgevallen tijdens je afwezigheid. Terwijl je door alle punten heen loopt heb je het ook nog even tussen neus en lippen door over je vakantie en meld je aan je collega dat Mexicaans bier toch echt beter is dan het bier hier in Nederland.

Wanneer je een kleine twintig minuten later terug loopt naar je werkplek zit zowaar iedereen weer op zijn / haar eigen plek en is bezig met hun werkzaamheden. Nog steeds zie je wel dat een aantal mensen behalve hun werk ook af en toe hun facebook pagina zitten te bekijken, je besluit er nog even niets van te zeggen en duikt in de resultaten van de afgelopen maand. In deze resultaten blijkt tot je verrassing niet eens dat er minder gedaan is dan voorheen, sterker nog, je ziet een toename in de productiviteit.

Enigzins verbaasd vervolg je de dag, omstreeks kwart voor vier verwacht je toch te zien dat zoals altijd die toch al chacherijnige Harry begint met het opruimen van zijn spullen en begint aan de voorbereiding voor de 5 minuten durende tocht naar zijn huis die om stipt 16.00 uur mag beginnen. Echter, Harry kijkt vrolijk en begint nog helemaal niet met opruimen, de tijd verstrijkt en pas om 16.10 uur zie je dat je team begint op te ruimen en nogmaals groeppeerd om een van de systemen om nog een filmpje op Hyves te kijken en vervolgens om 16.20 al lachend pratend over het werk het pand verlaat..

Het tweede deel van het scenario zal een totaal ander beeld van het vrijgeven van het internet / social networks geven dan het eerste, en alhoewel natuurlijk overdreven is het niet eens zo onwaarschijnlijk dat het zo zou lopen. Het is algemeen bekend dat een gelukkige medewerker vele malen beter presteerd dan iemand die eigenlijk alleen maar zit te wachten tot hij weer naar huis kan om leuke dingen te gaan doen. Mensen dat extra stukje vrijheid geven op het werk geven kan dus resulteren in gelukkigere medewerkers en gelukkige medewerkers werken harder en zijn bereid meer voor het bedrijf te geven.

Toch is het natuurlijk niet alleen rozengeur en maneschijn. Voor het bovenstaande scenario heb je een groep medewerkers nodig met verantwoordelijkheidsgevoel, die maat kunnen houden, goede onderlinge sociale controle hebben, weten waar hun grenzen liggen, niet verslavingsgevoelig zijn, een goede balans vinden/hebben tussen werk en prive, sowieso al wel enigzinds tevreden zijn met hun werk en, en, en…

Zie je het probleem? een scenario zoals ik in deel 2 omschreven heb is natuurlijk het droomscenario, wanneer aan alle voorwaarden voldaan wordt zal inderdaad iedereen gelukkiger worden, harder werken en meer opleveren voor de zaak. Maar hoe moeten te dan om gaan met de situaties waarin het niet goed uit pakt? Je kan natuurlijk blind aan zien komen dat op het moment dat je van de ene op de andere dag het internet weer afneemt je populariteit niet meer zal zijn wat het geweest was op de dag dat je besloot het internet vrij te geven.

En dat is meteen ook een probleem, de keuze om het internet / social networks vrij te geven is een keuze die niet gemakkelijk terug te draaien is, alhoewel de handeling zelf geen enkel probleem zal zijn zit je nog steeds met je medewerkers die die actie niet zullen waarderen. In ieder geval zal je in die situatie duidelijk moeten zijn over de reden waarom je besloten hebt je actie terug te draaien, en zorg er wel ook voor dat je dit niet als dondersslag bij heldere hemel doet, maar maak de problemen eerst bespreekbaar en probeer het werkend te maken door mensen aan te spreken op hun gedrag.

De rol van social networks
Om dan nu de link te leggen met social networks moeten we allemaal ook even naar onszelf kijken, als het goed is willen we elkaar allemaal helpen als dat nodig is en proberen we er voor elkaar te zijn. Het is dat “gevoel” waar vooral op Facebook door bijvoorbeeld Zynga perfect op ingespeeld wordt met hun games, als een van je vrienden een berichtje plaatst dat ze nog 1 steen nodig hebben om hun schuur af te maken, geef je ze die steen. Of als een van je vrienden die fotoserie van het feest online zet, wil je daar meteen even doorheen klikken.

Waar je voorheen al bijna een ICT’er moest zijn om RSS feeds van blogs bij te houden, of de vele nieuwsites te kunnen volgen, is tegenwoordig alleen een account op Facebook, Hyves en Twitter al voldoende om alle ontwikkelingen van je vrienden te kunnen zien. De natuurlijke drang om te “roddelen” of er voor elkaar te zijn / elkaar te helpen kan tegenwoordig op 1 plaats ingevuld worden, namelijk de social networks waar we het over hebben. Niet iedereen kan hier mee om gaan, sommige mensen kunnen dit niet van zich afzetten en moeten overal meteen op reageren en alles lezen. In deze situaties zal je zien dat het werk hier onder gebukt zal gaan.

Een ander apspect is het spelen van spelletjes op social networks, ik moet bekennen dat ik hier wel wat meer mee om heb moeten leren gaan. Het probleem zit hem er in dat je eigenlijk niets te behalen hebt, behalve een hoger level / hogere score, en gezien je je vrienden kan helpen in het spel en zij het volgens Facebook ook allemaal spelen is het lastiger om te stoppen, en ongemerkt kan het dwangmatig bezoeken van dat spelletje steeds meer tijd opleveren. In sommige gevallen zal het zelfs stress opleveren door de drang om op gezette tijden iets in het spel te moeten doen.

Alhoewel al het bovenstaande erg voor de hand lijkt te liggen is het niet gemakkelijk om hier als bedrijf een keuze in te maken, zoals ik eerder omschreef is het terugdraaien van een keuze op dit gebied niet eenvoudig en zal dit zeker gevolgen hebben voor de sfeer in de getroffen groep. Het staat dus vast dat het noodzakelijk is om een weloverworgen keuze te maken. Zoals ik in deel 1 al omschreven heb staat het vast dat er de nodige risico’s zitten aan het gebruik van social networks op het werk, maar wanneer het goed aangepakt wordt zijn de voordelen ook groot. Het is een goede manier om je medewerkers een stukje extra vrijheid te geven en als daar goede afspraken over gemaakt worden, met daarbij een goede onderlinge sociale controle kan het nog best wel eens positief bijdragen aan het resultaat van de groep. Wel is het dus zo dat niet iedere groep hier geschikt voor is, er zijn mensen die niet met deze vrijheid om kunnen gaan, maar aan de hand van de gedragscode die afgesproken is in het vorige deel kan je mensen daar op aan spreken.

9 comments

  1. Ik heb deze post zitten lezen terwijl mijn werkplek windows update aan het uitvoeren is. Alhoewel je site een prive site is, vond ik mijn tijd nuttig besteed… 😛

    Dat is natuurlijk ook een deel van de crux. Vooral sociaal gedrag en sociale controle vind ik de hangijzers van dit verhaal. Wanneer je de snoeppot open draait vind ik dat je voorbereiding gedaan moet hebben: Medewerkers voorgelicht over de risico’s (bijvoorbeeld die je noemde in deel 1), afspraken maken over wat normaal gebruik is en mensen erop wijzen dat het ook weer dicht kan, eventueel zelfs individueel. Ook ligt het aan het niveau van de medewerkers zoals je aangaf:
    Doen ze saai werk waarbij het sowieso moeilijk is de aandacht te bewaren, dan is het wellicht ook niet te vragen om dit goed te laten verlopen?

    Daarnaast zijn dingen als Facebook en Yammer ook iets zeer geschikts om de sociale cohesie van de medewerkers, afdelingen en interafdelingen beter te maken! Een interne sharepoint waarop medewerkers hun profiel vullen en ook prive hobbies benoemen zodat mensen elkaar vinden in de prive beleving: dat is toch teams bouwen?

    De hoeveelheid mensen die onverwachts willen inhaken op stukken die je aangaf te maken, terwijl je zelf niemand bereid vond om te participeren, dat is toch een verreiking!

    Als ik terugkijk naar 2e2 Skilled Resourcing waar ik me al zo dikwijls verbaasd heb over wie er meer wist te vertellen over een onderwerp wat mij bezig hield. Verbaasd omdat ik het vaak juist niet bij die mensen gezocht had. In het normale leven heb je hier een toevallig treffen voor nodig. In het online leven heb je hier een koppensneller voor nodig: Iemand die jouw onderwerp aanklikt omdat hij het interessant vind en hij je toch al volgde. Dat laatste scenario is zoveel makkelijker en leuker te bewerkstelligen dan het eerste, dat ik me vaak af vraag hoe het goed kan gaan in bedrijven die dit niet gebruiken…

    Innovatie en slimmigheden zitten vaak in onverwachtte hoeken, bij mensen die een interesse hebben. Vul eens iets in met mensen die iets beroepsmatig moeten en daarna met mensen die dit persoonlijk interesseert? Dat is een wereld van verschil, die naar mijn mening een heuse voortstuwing moeten zijn in het bedrijfsleven!

    1. Ik wilde het stuk niet langer maken dan de 1.800 woorden die het nu al is, maar je haalt inderdaad wel een punt aan waar nog wel meer achter zit. Het intern gebruik van “gesloten” social networks bied ongekende mogelijkheden, ik zal in het volgende stuk (dat over de zakelijke toepassingen van social networks gaat) hier wat dieper op in gaan 🙂

  2. Het is over dit onderwerp lastiger om echt inhoudelijk te zeggen hoe je hier mee om moet gaan, maar dat komt vooral door het feit dat hier echt de persoonlijkheid van de personen mee speelt.

    Eigenlijk komt het er hier dus zoals Steph al aanhaalt op neer dat sociale controle en goede afspraken de basis zijn om hier goed mee om te gaan. Het is in ieder geval wel van belang om er wel zicht op te houden, hoe eerder je opmerkt dat het verkeerd begint te gaan, hoe makkelijker het gesprek hier over zal zijn.

  3. Die opmerking over die facebookspelletjes klopt trouwens wel, zeker in het begin denk je dat er iets te halen valt maar het enige resultaat is een hoger ‘level’. Verder schiet je er geen reet mee op en aangezien de moeilijkheidsgraad toch al laag is blijf je inderdaad als een zombie klikken. Ik denk trouwens dat als je apps.facebook.com als bedrijf zijnde zou blocken, dat daar niets mis mee is. Het is wachten op een vieze xss hack of flash lek tot er een keer problemen op je werkplekken ontstaan door dat soort games.

    Ander idee: zou je als IT organisatie niet veel beter uit zijn als je voor alle medewerkers een draadloos netwerk installeert, afgesloten van het intranet/bedrijfsnetwerk en met een redelijke firewall tegen hacks, virussen en andere crap. Mensen die het belangrijk vinden om op een social networksite te zitten tijdens werktijd, kunnen dan met hun eigen laptop werken. Niet op het werkstation van de baas, ivm eerder genoemde veiligheidsproblemen.

    1. Vind ik heel verstandig. Helaas hebben veel bedrijven moeite met een in en uitstroom van laptops/informatiedragers. Maar ik vind wel dat je een zeer haalbare en goede pragmatische oplossing aandraagt, die evenwel bij veel bedrijven mogelijk moet zijn zonder gekke dingen! 🙂

      1. Zowel in jouw reactie als die van Herman hieronder impliceer je eigenlijk dat er niet alleen awareness bij de eindgebruikers moet zijn over veiligheidsrisico’s, maar dat de managers ook getraind moeten worden op behoeften.

        Voorbeeld: ik doe mijn afstudeerstage bij het CBS, waar ze een stricte scheiding tussen en binnen-en-buitennet hebben ivm vertrouwelijke informatie over statistieken. Logisch imho. Maar, als ik op mijn binnennet machine een presentatie maak over wat ik gedaan heb, dan moet ik die vervolgens mailen naar mijn prive mail en op mijn prive laptop ophalen en dan ofwel mijn laptop meeslepen naar de overlegruimte, of een usb stick pakken en het op die manier intern naar de goede pc kopieren.

        anders gezegd: moet er niet meer bottum-up gekeken worden naar wat je gebruikers nu voor fratsen uithalen om te doen wat ze willen/moeten doen met de beperkingen die zijn opgelegd. Kijken naar de echte behoeften?

        1. Dat is inderdaad wel een punt, ik haalde dat gisteren ook al even kort aan, maar eigenlijk komt het er op neer dat hoe lastiger je het de gebruikers maakt om hun normale taken uit te voeren hoe creatiever ze worden in de oplossingen die ze daarvoor bedenken. Dat dat dan tot extra veiligheidsrisico’s kan leiden is geen verrassing.

          Op dat gebied ligt er nog een hoop werk voor de IT industrie, er zijn wel aardig wat oplossingen om de genoemde problemen op te lossen, maar vaak ontbreekt het dan aan een stukje gebruikersgemak of juist gemak voor de beheerders. En om die problemen op te lossen zal er inderdaad waarschijnlijk meer vanuit de gebruikers dan vanuit de beheerders gedacht moeten worden.

          1. Ik ben het met jullie beider reacties eens!

            De hamvraag die vaak ook onvoeldoende gesteld wordt (inderdaad Mark zijn bottom-up verhaal):
            Wanneer ben ik voorbij beveiliging en ben ik begonnen aan domweg het normale werken onmogelijk te maken?

            Waar is het omslagpunt van veiligheid naar scheinveiligheid met grote ongemakken… Die vraag wordt verreweg te weinig gesteld…

    2. Ik denk dat je dat wireless netwerk wel zou kunnen gebruiken voor bijvoorbeeld de smartphones van je gebruikers, maar het mee laten nemen van eigen laptops zou denk ik wel een negatieve invloed op de productiviteit hebben. Daarnaast is de airco en de stroomvoorziening van een kantoor vaak niet voorzien in een dubbele hoeveelheid systemen..

      Toch zie je het wel af en toe gebeuren dat mensen eigen hardware in de vorm van laptops gebruiken, en dat is iets wat je op je bedrijfsnetwerk wel echt wil voorkomen..

Comments are closed.