AFAS Profit: Analyses mailen

Op dit moment spendeer ik 90% van mijn werkuren aan onze (Detron) AFAS Profit inrichting. De afgelopen jaren hebben we delen van het bedrijf gesplitst, andere delen samengevoegd, en bovenal de werkwijze zoveel mogelijk geharmoniseerd. Nu die zaken langzaamaan minder van onze tijd kosten hebben we meer tijd om aan de kleinere projectjes te kunnen werken.

Zo was er al een tijdje de wens om analyses uit AFAS Profit te kunnen mailen naar een of meerdere gebruikers. Dat was voor mij een mooie gelegenheid om eens te kijken of ik behalve met AutoIT dit soort “problemen” ook op kan lossen met het native aanwezige Powershell (Windows servers). Gezien ik daar helemaal zo goed als geen ervaring mee heb was het vooral een aardig uitzoekwerk, maar op een kleine stap na is het me uiteindelijk gelukt om zo goed als het hele proces vanuit Powershell te realiseren.

Het alternatief zou overigens zijn om analyses te publiceren op InSite, maar gezien deze analyses voor een hele kleine groep gebruikers bedoeld zijn en ook maar een zeer beperkte houdbaarheid hebben is dit geen goede optie. Daarbij kan het ook zo zijn dat een deel van deze analyses als “snapshots” bewaard worden. Ook dat zou niet nodig moeten zijn, maar soms is het niet anders.

Het systeem bestaat uit een aantal delen:

  • Een analyse in AFAS Profit bepaald wie welke analyse wanneer gemaild moet krijgen. Deze lijst wordt bijgehouden door het functioneel beheer team.
  • Deel 1 in Powershell: Publiceren en interpreteren bovenstaande analyse. Deze analyse wordt opgeslagen als CSV en omvat alleen het overzichttabblad, min of meer een to-do lijst dus.
  • Deel 2 in Powershell: Check of er regels in de eerder genoemde analyse binnen het huidige tijdvak vallen, regels die niet aan die voorwaarden voldoen worden verder genegeerd

Hier had ik wel een kleine uitdaging, op zich is het bepalen of een regel in het tijdvak valt nog niet zo lastig:

ControleTijdvak

Alleen die laatste regel bracht wel een probleem met zich mee, hoe bepaald je nou of de huidige dag de laatste dag van de maand is? Het zoekwerk voor oplossingen bracht ook eigenlijk alleen maar opties met zich mee die veel complexer waren dan dat ik nodig had.

Uiteindelijk heb ik dat als volgt opgelost (de naam van de variabelen verraad het wel een beetje):

ControleLaatsteDag

Ik gebruik hier twee variabelen, één met de huidge maand, en de andere welke de maand van één dag later bevat. Als die niet gelijk zijn is vandaag dus de laatste dag van de maand. Overigens had ik deze vergelijking ook wel in één regel kunnen stoppen, maar dit vond ik voor nu zelf even overzichtelijker.

We gaan weer verder..

  • Deel 3 in Powershell / AFAS Profit: Regels die in het huidige tijdvak worden opgepakt, er wordt een batch file (jammer..) aangeroepen die via de commandline de desbetreffende analyse laat publiceren. Dit publiceren gebeurt overigens met een macro van 4 regels die toegevoegd moet worden aan de analyse. De macro:
Sub PublishAnalysis()
Dim fileName As String
ActiveWorkbook.SaveAs fileName:="C:\Powershell\testanalyse.xlsx", FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook
End Sub

De reden dat de macro PublishAnalysis heet heeft te maken met het feit dat ik het publiceren laat doen door AFAS Profit via de commandline, de publicatie wordt getriggerd via een batchfile en uitgevoerd door deze macro.

  • Deel 4 in Powershell: Na het genereren van de analyse (als .xlsx) wordt deze verstuurd naar het mailadres dat op de regel in de eerste analyse is ingevoerd.
  • Deel 5 in Powershell: Logging wordt bijgewerkt, als de log meer dan 2Mb groot is wordt deze opzij gezet, als er al oude logging aanwezig is wordt deze overschreven.

Op dit moment is het mogelijk om analyses te verzenden op een specifieke dag van de week, een specifieke dag van de maand, iedere dag, de laatste dag van de maand of tot slot de eerste dag van de maand. Dit lijkt me nu voldoende, maar gebruikers kennende is er vast nog een optie die ik nu nog niet bedacht heb ;).

De oplossing die ik nu geschreven heb zal qua efficientie nog wel het nodige te wensen over laten, maar het werk naar behoren. Ik heb nog wel een aantal wensen die ik in de komende tijd wil doorvoeren om vooral de kans op fouten bij de invoer te verkleinen. Daarnaast moet ik nog een filter maken die voorkomt dat we files proberen te mailen die groter zijn dan onze Exchange omgeving toelaat.

Mocht iemand interesse hebben in het script zie ik wel een berichtje verschijnen, als iemand nettere of andere oplossingen heeft hoor ik het natuurlijk ook graag . Verder is het voor mij zelf wel een mooie eerste echte ervaring met Powershell. Gezien dit een native systeem is zie ik wel wat voordelen die het waard maken om te gaan kijken of ik (een deel van ) de andere Profit koppelingen om kan zetten naar Powershell scripts. Deze worden nu over het algemeen ondersteund door AutoIT “applicaties” die ik in de afgelopen jaren gemaakt heb.